E-Defter Nedir?

Günümüzün dijitalleşen dünyasında şirketler tarafından merak edilen konulardan biri de e-defter nedir sorusudur. Elektronik ortamda Vergi Usulleri Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) koşullarına göre tutulan defter kayıtları bütününün e-dönüşüm uygulamasını e-defter olarak tanımlayabiliriz.

Her firma vergi mükellefidir ve her parasal hareketini yevmiye defterleri ile kayıt altına almak zorundadır. Bu uygulama ile yasal olarak tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin gerekliliklerini sağlayan standartlar doğrultusunda xml formatı ile birlikte dijital ortamda bütün verilerinizi saklayabilirsiniz.

Bu uygulamaya geçmek isteyen tüm şirketler tutmuş oldukları fiziksel defterler için kapanış tasdiki yaptırmalıdırlar.

E-defter formatını kullanan firmalar kâğıt ortamında defter tutamazlar. Şirketler e-defter kullanmaya başladıkları zamandan itibaren fiziksel defterleri için kapanış onayı almalıdır.

Sizler de e-defter nedir hakkında bilgi almak istiyorsanız, 1992 yılından bu yana gelen deneyimimiz ile kuruluşunuzda Taxation İstanbul’dan danışmanlık alabilirsiniz. Bu yazımızda aklınıza takılan e-defter nedir sorularına, cevapları ile birlikte; partnerimiz olduğunuz takdirde sizlere hangi hizmetlerimiz ile bu süreçte nasıl katkı sağladığımızdan bahsedeceğiz.

Sizler de e-defter uygulamasına geçiş sürecinde bütün sorular hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçerek, danışmanlık hizmetlerimizden faydalanabilirsiniz.

Kimler E-Defter Kullanabilir?

E-Defter nedir sorusunu sormadan önce kimler e-defter kullanabilir sorusunu da cevaplamak gerekmektedir.

Günümüzde dijitalleşmeye dair araçlar, giderek tüm sektörlerde kullanılmaya başladı. Bu hızlı değişim, dijital dönüşümün ne kadar parlak bir geleceğinin olduğunu da ispatlıyor.

Defter tutma işlemlerini kağıt ortamından ziyade online olarak gerçekleştirmek isteyen tüm vergi mükellefleri gönüllü olarak bu uygulamaya geçebilmektedirler. Fakat bazı firmalar için bu durum gönüllülük esasından ziyade zorunludur. 2022 yılı ve takip eden yıllarda yıllık cirosu 10 milyon TL ve üzerinde olan vergi mükellefi tüm firmalar öncelikli olarak e-arşiv ve e-fatura uygulamasına, 1 Ocak 2023 tarihine kadar da e-defter uygulamasına geçişlerini tamamlamaları gerekmektedir.

Bu bağlamda sadece e-defter uygulamasına 4 milyon TL ciro sınırına kadar geçiş zorunluluğunuz bulunmamaktadır. Ayrıca e-fatura kullanıcı olmamanız durumunda da gönüllü olarak e-defter uygulamasından yararlanmanız da mümkündür.

2022 yılı itibariyle e-faturaya zorunlu geçiş yapmış olan bütün vergi mükellefleri için 1 Ocak 2022 yılı itibariyle de e-deftere geçişi zorunlu tutulmuştur.

Zorunlu tutulduğu halde e-defter e geçişini tamamlamayan bütün vergi mükellefleri için Vergi Usul Kanunu kapsamında cezai işlemler uygulanmaktadır. Eğer gönüllülük esasıyla e-defter uygulamasına dâhil olmuş iseniz başvurunuzu takip eden aybaşından itibaren defterlerinizi elektronik ortamda tutmaya başlayabilirsiniz.

E-Defter Tutma Şartları Nelerdir?

Şirketlerin defter uygulaması için bazı şartları karşılamaları gerekir. İşletmeler için mali mühür, tüzel kişiler için de donanımlı elektronik imza sertifikası bulundurması zorunlu olup aynı zamanda bir uyumlu yazılım sahibi olması gerekiyor. Yani satın alınmalıdır.

Bu işlem sıralarıyla birlikte defterin tutulması, kayıt altına alınması, onaylanması ve korunması aşamalarını gerçekleştirmeye olanak sağlayacak yazılımın da kabul edilmesi durumu olacaktır. Bu hazırlık aşamaları ile beraber yapılacak başvuruların kabul edilmesinin ardından e-defter tutma hakkı kazanılır.

E-Defterin Avantajları Nelerdir?

E-defter nedir sorusunun ardından şirketlerin merak ettiği konulardan birisi de e-defter avantajları nelerdir sorusudur.

E-defter uygulaması, muhasebe araçlarına bağlı kalmadan, tüm muhasebe araçlarından kayıtları alarak e-defter hizmetini oluşturur. E-defterin şüphesiz en büyük avantajı şirketlerin yevmiye ve büyük defterler hazırlamak için harcadıkları zaman tasarruflarıdır.

E-defter uygulaması ile bu süreç minimum seviyeye inmektedir. Yevmiye ve büyük defterler için her dönem sonunda noter onayı ile kâğıda basma ve arşivleme gerekliliği e-defter uygulaması ile son bulmaktadır.

Noter onay maliyeti, kâğıda basma maliyeti ve Vergi Usulleri Kanunu (VUK) için 5, Türki Ticaret Kanunu (TTK) için 10 yıl olan arşivleme kaynaklı mekân veya zaman maliyeti de ortadan kalkmaktadır. Belgeleriniz bu uygulama sayesinde güvenli bir ortamda muhafaza edilir. E-defter nedir sorusuyla beraber uygulamanın sizler için sunduğu birçok avantaj ve özellikleri yakalayacaksınız.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-defterE geçebilmek için öncelikli ihtiyacınız tüm e-belgelerde de olduğu gibi firmanıza ait kaşenizin elektronik forma dönüştürülmüş hali olan mali mühre ihtiyacınız vardır.

Eğer hali hazırda mali mühre sahipseniz e-defterlerinizin tutulması, kaydedilmesi ve muhafaza edilebilmesi için uyumluluk onaylı bir yazılım da kullanmanız gerekmektedir. Aktif olarak çalışan şirketiniz için Taxation İstanbul’dan hizmet alarak e-defter nedir ve nasıl başvuru yapılır sorularına cevap vererek hizmetimiz ile birlikte bir mali danışmanlık hizmetinden ziyade kendi bünyenizde bir çalışan ile çalıştığınızı hisseder, ekibinizi her daim geliştirmeye ve doğru raporlama sistemimiz ile katkımızı her zaman fark edebilirsiniz.

Mali Mühür Nedir?

Kurumsal bir elektronik imza çeşidi olarak tanımlanan imzaya mali mühür denir. En belirgin özelliklerinden biri e-fatura gibi birçok resmi işlemlerdeki içeriğin gizli tutulmasıdır. Bu açıdan yeni bir seçenek olarak değerlendirilebilir. Tüzel bir şirket, e- arşiv ve e-fatura gibi uygulamalara geçmek istiyorsa mali mühür başvurusu yapması gerekir.

Mali Mühür Ne İşe Yarar?

Mali mührü elektronik fatura başvuru sürecindeşirketinizi sistemde oluşturmak amacıyla kullanırsınız. Bu sayede firmanızın bilgileri teyit edilmiş olur.

Mali mühür, Mali Mühür Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı tarafından düzenlenen sertifikaların, tüzel kişiler ile kurum ve kuruluşların hazırladığı elektronik fatura ve diğer belgelerin kaynağını, bütünlüğünü ve içeriğini garanti altına almayı sağlar.

Saymış olduğumuz tüm belgelerin gönderimini ve depolanması esnasında güvenlik ve gizlilik sağlamayı amaçlar.

Mali Mühür Nasıl Alınır?

Mali mühür, firmaya TÜBİTAK tarafından ulaştırılır ve USB gibi görünür. Kamu sertifikasyon merkezinin internet sayfası aracılığı ile başvuru oluşturduktan sonra ücreti TÜBİTAK’a ödeyerek alabilirsiniz. Başvurudan ortalama yedi gün sonra mühür size ulaşacaktır.

Şubeler için ayrıca bir başvuru yapmanıza gerek bulunmamaktadır. Zorunluluk kapsamında e-deftere başvuru yapmış bir vergi mükellefi iseniz başvurunuzu iptal etmeniz mümkün değildir. İsteğe bağlı bir şekilde başvuruda bulunduysanız da Gelir İdaresi Başkanlığı’na dilekçe yazarak istediğiniz zaman iptalini gerçekleştirebilirsiniz.

Dilerseniz tüm başvuru sürecinde danışmanlık hizmetlerimizden faydalanarak da işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. e-defter nedir ve başvurusu nasıl yapılır merak ediyorsanız doğru adrestesiniz. Başvurunuzu yaptıktan sonra onay ile ilgili sürecinizi e-defter web sitesi üzerinden “E-defter Başvuru Durumu Sorgula” kısmından yapabilirsiniz.

E-Defter Süreci Nasıl İşlemektedir?

E-defter ibrazı ayda bir olmak şartı ile firma sahibi, muhasebeci ya da firma mali müşaviri tarafından sırası ile; öncelikle yüklemesi yapılacak olan defter boyutunun sınırı aşma kontrolü yapılarak imzalanır ve ardından şema ve şematron kontrolü ile beratı oluşturularak imzalanır.

İmzalanan berat ve şematron da kontrol edilir ve berat sıkıştırılarak hatası olmayan dosyalar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sitesine yüklemesi gerçekleştirilir. Berat verildikten sonra teslim tarihini takip eden 3 ay içerisinde düzeltmeler ve iptali ile doğru yüklemeler tekrar gerçekleştirilebilmektedir.

Kullanıcılar tarafından sıkça merak edilen bir diğer konu ise “E-defter Beratı Nedir” sorusudur. Defter dosyanın özeti niteliğinde olan ve vergi mükellefi olan firmanın imza mührü ile imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığına beyan edilen dosyaya defter beratı denilmektedir.

Beratın usul ve esaslar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanarak tebliğ edilmektedir. Eğer birden fazla şubeniz için e-defter uygulamasını kullanıyor iseniz berat önceliğiniz öncelikle merkez, daha sonra şubeleriniz olmalıdır.

E-defter nedir ve E-defter süreci nasıl işlemektedir konuları ile ilgili destek almak isterseniz 20 yıllık deneyimimizle konusunda uzman kadromuzdan da faydalanabilirsiniz.

Önceki yazımızı https://www.taxationistanbul.com/e-imza-nedir-nasil-alinir/ linkinden inceleyebilirsiniz.