KEP Adresi Nedir? Nasıl Alınır? 

Bilişim teknolojilerinde yaşanan gelişmeler sonucunda e-posta iletim hizmetlerine ilgi her geçen gün artıyor. Günümüzde bireysel kullanıcılar, tüzel kişiler ve kamu kurumları birçok işlemi dijital kanallar üzerinden gerçekleştirmekte. Ne var ki elektronik posta hizmeti veren servis sağlayıcılar, e-postaların hukuki geçerliliğini ve güvenilirliğini sağlamada sınırlı çözümler sunmakta. Oysa kısa adıyla KEP adresi olarak bilinen Kayıtlı Elektronik Posta adresi, hukuki geçerlilik ve güvenilirlik konusunda nitelikli çözümlere sahip.

KEP hizmetini kullanarak dijital kanallar üzerinden dilediğiniz tüzel kişilik veya kamu kurumuyla resmi yazışma yapabilirsiniz. Ayrıca belge veya evrak gönderiminde bulunabilirsiniz. İletinizin adrese ulaşıp ulaşmadığını öğrenebilir, bu tür verileri kayıt altında tutabilirsiniz. Peki KEP adresi nedir ve nasıl alınır? KEP adresini almak için gerekli belgeler nelerdir? KEP adresinin faydaları nelerdir? Bu yazıda bu konulara kısaca temas edeceğiz.

KEP Adresi Nedir?

Kısaca ifade edecek olursak KEP yani Kayıtlı Elektronik Posta adresi, resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli şekilde yapılmasına imkan sağlayan bir e-posta iletim sistemidir. Bu sistem, her türlü hukuki veya ticari yazışma ya da belge gönderimlerinde paylaşılan içerikleri korur. Bu içeriklerin herhangi bir şekilde değiştirilmesini engeller. Göndericinin ve alıcının kimliğini tespit etmeyi sağlar. İletilerin ne zaman gönderildiğini, adrese ulaşıp ulaşmadığını kayıt altına alır. Bu çerçevede KEP sistemi, kamuda ve özel sektörde resmi bildirimleri hukuka uygun, güvenli ve hızlı şekilde gerçekleştirmeyi sağlar.

Günümüzde sayısız işletme, kamu kurum ve kuruluşları, tüzel veya gerçek kişiler, KEP adresi sayesinde dijital bilgi paylaşımını en güvenli, hızlı ve ekonomik şekilde gerçekleştirmekte.

KEP Adresinin Standart e-Postalardan Farkları Nelerdir?

Standart e-posta servis sağlayıcıları, hukuki açıdan düşük nitelikte ve sayıda delil barındırır. Bu servisler üzerinden gerçekleşen e-posta iletimlerinde ispat yükümlülüğü göndericiye aittir. Oysa e-postaların örneğin zaman bilgisi, gönderimin gerçekleştiği bilgisayarın zaman ayarına bağlıdır. Bu durum, başvuru veya gönderim süresinin hukuken önem arz ettiği konularda taraflar arasında ihtilaflara neden olur. Bazı durumlarda gönderiler sırf bu nedenle hukuken geçerli delil olma niteliğini kaybeder. Oysa KEP adresi söz konusu olduğunda gönderinin süresi ve diğer tüm özellikleri kayıt ve koruma altındadır.

Diğer taraftan, standart e-postalarda gönderilerin içeriklerini değiştirmek son derece kolaydır. Basit birkaç dokunuşla içerikler üzerinde oynama yapmak mümkündür. Oysa KEP adresiyle gerçekleşen gönderimler kayıt ve koruma altında olduğu için üzerlerinde hiçbir oynama yapmak mümkün değildir. Bu nedenle bu gönderimler hukuken geçerli delil niteliğindedir. Ayrıca standart e-posta adresine gönderdiğiniz iletilerin ilgili kuruma ulaşıp ulaşmadığını bilemezsiniz. Oysa KEP adresine yaptığınız gönderimler ilgili kuruma doğrudan ulaşır. İletinin ulaşıp ulaşmadığı sistem üzerinden takip ve kontrol altındadır.

KEP Adresiyle Ne Tür Gönderimler Yapılır?

• Gerçek ve tüzel kişiler arasında her türlü resmi yazışmada,
• Resmi evrak ve belge gönderiminde,
• Resmi başvurularda,
• Dilekçe gönderiminde,
• E-fatura gönderiminde,
• İhale tekliflerinde,
• Sözleşme düzenlemelerinde KEP adresinizi kullanabilirsiniz.

KEP Adresi Nasıl Alınır?

Kayıtlı Elektronik Posta hizmeti halihazırda sadece PTT tarafından verilmekte. Sisteme üye olmak isteyen gerçek veya tüzel kişiler, başvuru belgelerini hazırlayarak en yakın PTT şubesine başvurabilir. KEP adresi nasıl alınır diye merak edenler, bu işlem için gerekli belgelerin neler olduğunu merak eder. Başvuru belgeleri gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurumları için farklılaşmaktadır.

Gerçek Kişiler İçin Başvuru Belgeleri

• Nüfus cüzdanı, pasaport veya sürücü belgesi gibi üzerinde TC kimlik numarası yer alan resmi bir belge.
• Online olarak alacağınız KEP hesabı ön başvuru numarası.

Tüzel Kişiler İçin Başvuru Belgeleri

• Tüzel kişiliğe ait faaliyet belgesinin veya ticaret sicil tasdiknamesinin aslı.
• Noter onaylı imza sirküsü. (Başvuru sırasında imza sirküsünün fotokopisi alınarak orijinali başvurucuya iade edilir.)
• Başvurucunun kimlik tespitinin gerçekleşmesi için üzerinde TC kimlik numarasının yer aldığı nüfus cüzdanı veya eşdeğer resmi bir belge.
• Başvuruyu tüzel kişilerin kanuni temsilcisi yapacaksa, şirketin kaşesinin yer aldığı tüzel kişi yetkilendirme belgesi.
• Tüzel kişi adına alacağınız KEP hesabı ön başvuru numarası.

Kamu Kurumları İçin Başvuru Belgeleri

• Kurumun üst düzey yetkilisi tarafından imzalanmış ve üzerinde DETSİS numarasının yer aldığı resmi yazı.
• Başvurucunun kimlik tespitinin gerçekleşmesi için üzerinde TC kimlik numarasının yer aldığı nüfus cüzdanı veya eşdeğer resmi bir belge.
• Kurum adına alacağınız KEP hesabı ön başvuru numarası.

KEP Adresi Almak Zorunlu Mudur?

30617 sayılı Elektronik Tebligat Yönetmeliği’ne göre aşağıdaki gerçek ve tüzel kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.

• Kamu idareleri, bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar ve mahalli idareler,
• Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum ve kuruluşları ile fonlar ve kefalet sandıkları,
• Kamu iktisadi teşebbüsleri ve bunlara bağlı ortaklıklar,
• Sermayesinin yarıdan fazlası kamuya ait işletmeler,
• Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşlar,
• Tüm özel hukuk tüzel kişileri,
• Noterler ve baro levhasına yazılı avukatlar,
• Sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler.

Bu gerçek ve tüzel kişilerin dışında kalan gerçek ve tüzel kişilere, talepleri halinde elektronik tebligat adresi verilir. Bu durumda tebligatların elektronik yolla yapılması zorunluluğu doğar. Ayrıca bazı kamu kurum ve kuruluşları ile denetleyici kurumlar da gerçek ve tüzel kişilerden KEP adresi talebinde bulunabilmekte.

KEP Adresinin Faydaları Nelerdir?

• Resmi belgelerin elektronik ortamda güvenli şekilde iletimini sağlar.
• Gönderilen ve alınan tüm iletileri korur.
• Ticari, hukuki veya resmi belge ve iletilerin saklanmasını sağlar.
• Saklanan verilerin değiştirilmesini önler ve gerektiğinde hukuki delil olarak kullanılmalarını sağlar.
• Yasal bildirimleri hızlı, kolay ve düşük bir maliyetle gerçekleştirir.
• e-Postanın gönderimine ve alımına ilişkin kanıtlar oluşturur ve saklar.
• İnternet kullanıcılarının herhangi bir konuda resmi bir bildirimde bulunmak istediklerinde başka bir yönteme gerek kalmaksızın ilgili kuruma kolayca ulaşmasını sağlar.

KEP Adresi Ücretli Midir?

Evet ücretlidir. Halihazırda KEP adresi için yıllık abonelik ücreti 70.00 TL’dir. Ayrıca yıllık arşiv saklama ve KEP iletim hizmeti de ücrete tabidir. Göndericinin yaptığı her bir KEP iletisinden ücret alınır. Ücretler ileti büyüklüğüne göre değişir. Halihazırda 0-5 MB arası ileti büyüklüğü ve katları için KEP iletim ücreti 2.75 TL’dir. e-Yazışma ücretleri ise 0-5 MB ileti büyüklüğü ve katları için 0.75 TL’dir. Kullanıcı eğer SMS ile bilgilendirme hizmeti almak isterse halihazırda bu işlemin ücreti SMS başına 0.20 TL’dir. KEP hizmetleri için güncel fiyat listesine PTT KEP’in internet sayfasından ulaşabilirsiniz.

KEP adresiyle ilgili merak ettiğiniz diğer tüm soruları bize iletebilirsiniz. Taxation İstanbul olarak yönetim danışmanlığı alanında 20 yıllık bir deneyime sahibiz. Şirketlere maliyet muhasebesinden finansa pek çok hizmet kalemini tek elden yürütmeleri için yönetim danışmanlığı hizmetleri sunuyoruz. KEP adresi ve diğer tüm elektronik posta hizmetleri hakkında en doğru bilgileri bizde bulabilirsiniz. Bu gibi konularda karşılaştığınız sorunların çözümü için Taxation İstanbul uzmanlığı yanınızda.

Önceki yazımıza https://www.taxationistanbul.com/tevkifat-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.