Sanal Ofis Nedir? Avantajları Nelerdir?

Sanal ofis, resmi adrese sahip olması gereken ticari faaliyete sahip tüm kuruluşların ve vergi mükellefi serbest çalışanların çoğunlukla fiziksel bir ofise ihtiyaç duymadan çalışabildikleri bir tür ofis kiralama modelidir. İşletmelere ve serbest çalışanlara uzun süreli kiralama, idari personel yükü olmadan fiziksel bir adres ve ofis hizmeti şeklidir. Sanal ofisler çalışanlara yasal bir posta adresi, telefon yanıtlama hizmetleri, toplantı odaları, ve video konferans gibi ofis çözümleri sunabilmektedir.

Sanal ofis hizmeti sunabilen şirketlerin sayısı her geçen gün artmaktadır. Sunulan hizmetler sanal ofislerin paket çeşitliliğine göre değişmektedir. Sanal ofis tamamen yasaldır ve ekonomiktir. Sağladığı avantajlar ise kişilerin ihtiyacına göre değişmektedir.

Sanal Ofis Yasal mı?

Türk Ticaret Kanunu’na göre ülkede kurulmuş işletmelerin, yasal olarak fiziksel bir adrese sahip olması gerekiyor. Sanal ofisler yerel bir posta adresinin kanıtı olarak gösterilebildiğinden kurulduktan sonra fiziksel bir adres niteliği taşıması ve faaliyet göstermesi hususunda herhangi bir sorun yoktur.

Normal şartlarda kendi işini kurmak isteyenlerin şirket türü farketmeksizin vergi dairesine bir adres ibrazı yaptırması gerekiyor. İbraz edilen bu yasal adres ise şirketin adresi sayılıyor. Türk Ticaret Kanunu’nda iş adresinin fiziksel mi sanal mı olması gerektiğine dair bir kısıtlamanın olmamasından dolayı sanal ofisler ülkemizde yasal kabul ediliyor.

Sanal Ofis Nasıl Oluyor? Ne İşe Yarar?

Dünyanın her yerindeki işletme sahipleri ve girişimciler, bulundukları ofis alanına gerçekten ihtiyaç duyup duymadıklarını yeniden düşünmeye başladılar. Dünya uzaktan çalışmaya geçerken, birçok küçük işletme bunun uzun vadede işe yarayabileceğini fark etti. İnsanlar kariyerlerini değiştirdiler veya evlerinden işletme açmaya karar verdiler. Çalışanların nerede çalıştıklarının ve nasıl çalıştıklarının geleceği geçen yıllar boyunca büyük ölçüde değişti.

Ofisinizin dışında çalışmak artık bir anlam ifade edip paradan tasarruf etmenizi sağlarken, ev adresinizin aynı zamanda iş adresiniz olmasını da istemezsiniz. Ayrıca, işletmelerin veya serbest çalışanların konferans odaları veya posta kutusu gibi fiziksel bir ofisin bazı yönlerine erişmesi gerekebilir.

Bir müşteri Google Haritalar’da işletme adresinizi kontrol ederse, onun yerleşim bölgesinde sizin eviniz olduğunu keşfetmesini istemezsiniz. Sonuçta, iş adresinizi web sitenize, sosyal medya hesaplarınıza, kartvizitlerinize ekleyip müşterilerinize dağıtacaksınız. Profesyonel bir adres, dünyaya işinizin meşru ve güvenilir olduğunu gösterecektir. Bu noktada, sanal ofisin avantajlarından yararlanmak işiniz için çok önemli hale gelebilir.

Sanal ofis, uzun vadeli bir kira sözleşmesi imzalama zorunluluğu olmadan işiniz için size esneklik ve güvenilirlik sunar. Evden çalışmaya devam edebilir, ancak ev adresinizi vermeden profesyonel bir iş adresi kullanmanın avantajlarından yararlanabilirsiniz. Hedef müşterilerinize yakın bir bölgede, sanal ofis ile yönetilebilen güvenilir bir iş adresi kurabilirsiniz.

Sanal Ofis Nasıl Açılır?

Çoğu durumda sanal ofis geçici bir çözüm gibi gözükse de, çeşitli amaçlar için kullanılabilir. Birkaç yıl öncesine kadar sanal ofisin kullanılabilirliği sınırlıydı ve bu hizmet modeli pek çok şehirde bulunmuyordu, ancak ülkemizde hızla artan sektör talebi yoğunluğundan, işletme sahipleri ve serbest çalışanlar sanal ofis modeline geçmenin avantajını gördüler.

Sanal ofis açmak isteyenler, öncelikle sanal ofis hizmeti veren firma ile bir anlaşma yaparak talep edilen hizmetler, hizmetlerin bedeli ve benzeri konuları konuşup mutabakat sağlamalıdır. Yapılan anlaşma sonrasında sanal ofis hizmeti veren firma, kişinin veya işletmenin yerel adresinin kullanılmasına izin vererek süreci başlatmış olacaktır.

Sanal Ofisin Avantajları Nelerdir?

Sanal ofisler, fiziksel bir ofise sahip olmanın tüm avantajlarını sağlayabilir; siz ve ekibiniz müşterilere profesyonel ve yerleşik bir imaj sunmaya devam ederken uzaktan çalışabilir ve ek yükü azaltabilirsiniz. Sanal ofis açan firmaların sayısında son dönemde yüksek artış görülüyor.

Sanal ofis alanı edinmenin en önemli avantajları arasında şunlar yer almaktadır:

• Esneklik: Hâlâ ağırlıklı olarak veya tamamen uzaktan çalışıyorsanız, ekibiniz de uzaktan çalışabilir. Bu, ofisteki hiçbir çalışanın coğrafi konumla sınırlı olmadığı ve nerede olurlarsa olsunlar iş için en iyi insanları işe alabileceğiniz anlamına geliyor. Ayrıca çalışma saatlerinizi uygun gördüğünüz gibi ayarlayabilirsiniz.

• Geleneksel bir ofis alanı kiralamaktan daha düşük maliyetler: Sanal ofis ile tüm personelinizi gün boyu çalışmalarını sağlayacak kadar büyük bir ofis kiralamanıza gerek kalmıyor. Böylece, ofis döşemesi, kira veya elektrik faturaları için endişe etmeden çalışmanıza olanak sağlıyor. Ayrıca, tam zamanlı birini çalıştırmak yerine daha ekonomik bir şekilde asistan veya resepsiyonist gibi hizmetlere de kolayca erişebilme fırsatına sahip olursunuz.
• Ek hizmetlere erişim: Sanal ofis hizmetinin en büyük avantajlarından bazıları sanal asistanlar, arama yanıtlama hizmetleri, ofis içi resepsiyon görevlileri ve telekonferans gibi sundukları hizmetlerdir. Ayrıca posta hizmeti sunabilir ve sizin için fiziksel posta alabilirler.

Bu, imzalanması gereken bir teslimatı asla kaçırmayacağınız ve ideal olarak her müşteri aramasının, sesli mesajınıza gönderilmeden önce kişisel bir dokunuş için sanal bir resepsiyonist tarafından yanıtlanacağı anlamına gelir. Tüm bu hizmetleri bireysel hizmetler aracılığıyla ödemeye ve yönetmeye çalışmak yerine tek bir kaynaktan elde etmek çok daha kolaydır, bu nedenle bu gibi avantajlarıyla sanal bir ofis kurmayı yeniden düşünebilirsiniz.

• Bakım endişesi yok: Sanal bir ofisle, gıcırdayan sandalyeleri değiştirmenize veya büyük bir doğal afet sırasında binaya ne olacağı konusunda endişelenmenize gerek yok. Binanın bakımı işiniz için bir sorun olmaktan çıkar, bu nedenle sadece markanızı büyütmeye odaklanabilirsiniz.
• Ek bir gizlilik ve güvenlik katmanı: Uzaktan çalışan birçok startup girişimi ve küçük işletmenin gerçek bir fiziksel ofisi olur. Bu, işletme sahibinin ev adresinin genellikle halka açık işletme lisanslarından çevrimiçi işletme rehberlerine ve hatta müşteri sözleşmelerine kadar her yerde listelendiği anlamına gelir. İnsanlar işletmenizle hızlı bir Google araması yaparak ev adresinizi kolayca bulabileceğinden, bu bir gizlilik ve güvenlik sorunu oluşturabilir.

Sanal bir ofisle, tüm resmi belgelerde listeleyebileceğiniz fiziksel bir posta adresi alırsınız, bu da insanların kişisel ev adresinizi bulmasını zorlaştırır. Ve birincil iş kolunuz olarak sanal telesekreter hizmetlerini kullanıyorsanız, müşterilerin kişisel telefon numaranıza erişmesini de önleyebilirsiniz (ancak sanal bir iş hattı almak genellikle daha iyi bir karardır).

• Düşük genel gider maliyetleri ile sabit adres: Sabit, kalıcı bir adres, işinizi yürütürken oldukça yararlı olabilir. Daireleri veya yaşam yerlerini her değiştirdiğinizde her bir müşteriyi, finans kurumunu ve işletme hizmetini güncellemek oldukça güçtür. Hareket halindeyken tek bir sabit adrese sahip olmak ise bir avantajdır, özellikle de aynı şehirde dolaşıyorsanız ve daha istikrarlı bir hizmet arıyorsanız.

Sanal ofisinizi kurarken finansal istikrar sağlamak da önem arz ediyor. Ek hizmet alırken güvenilir ve sektörde tecrübesi yüksek, profesyonel bir ekiple çalışmanız gerekir. Sanal ofis modelini deneyimlemeye karar verdiniz ve çalışmaya başladınız. Sırada ise finans danışmanlığı konusunda işlerinizi güvenle yürütebileceğiniz bir firma bulmak kalıyor. Ayağınızı yere sağlam bastıktan sonra, bundan sonraki adımlarınızı daha emin bir şekilde atacaksınız. Taxation İstanbul‘un sunduğu hizmetler ile işinizi bir adım ileri taşıyabilirsiniz!

Önceki yazımıza https://www.taxationistanbul.com/ticari-sicil-kaydi-nasil-yapilir/ linkinden ulaşabilirsiniz.