Web Tabanlı Ön Muhasebe Programı Kullanmanın Avantajı

Ön muhasebe her ölçekten işletme için önem taşır. Standart muhasebe işlemleri ile sıklıkla karıştırılan ön muhasebe, temel olarak bir işletmenin finansal süreçlerinin tamamı olarak düşünülebilir. Gelir gider takibi yapmak, stok kontrolleri gerçekleştirmek, cari hesap kayıtları tutmak ön muhasebe işlemlerine örnek olarak verilebilir. Ölçeği fark etmeksizin her işletme ve oluşum için ön muhasebe işlemlerinin titizlikle gerçekleştirilmesi kritik öneme sahiptir. Zira ön muhasebe olmadan bir işletmenin olumlu yönde büyüme elde etmesi mümkün olmayabilir.

Ön muhasebe işlemleri sayesinde işletmeler kayıt altına alınan veriler ışığında geriye dönük analiz ve ileriye dönük planlama yapabilir. Ön muhasebe işlemleri için birçok işletme web tabanlı ön muhasebe programı araçlarını tercih eder. Web tabanlı çalışan ön muhasebe programı, bu işlemlerin internet üzerinden yapılabilmesini sağlayan bir araç olarak tanımlanabilir. İşletmeler web tabanlı ön muhasebe programı sayesinde birçok kritik işlemi internet üzerinden zamandan ve mekândan bağımsız bir şekilde gerçekleştirebilir.

Web Tabanlı Ön Muhasebe Programının Özellikleri

Web tabanlı ön muhasebe programı, işletmeler için kullanışlı olabilecek birçok özelliği bir arada sunar. Küçük ya da büyük işletmeler ve oluşumlar web tabanlı ön muhasebe programı ile ön muhasebe süreçlerini kolaylaştırabilir. Bu araçların sunduğu özelliklerden bazıları şunlardır:

• Gelir-gider takibi: İşletmeler için getiri ve masraf takibi kritik öneme sahiptir. Bulut teknolojisi ile çalışan ön muhasebe programları sayesinde gelir-gider kalemleri kolay bir şekilde takip edilebilir. Gerektiği durumlarda kalem verileri kısa süre içerisinde rapor hâlinde alınabilir.
• Fatura kesmek ve iletmek: Web tabanlı ön muhasebe programı aracı internet üzerinden çalışır. İşletmeler bu araç ile internete bağlanan herhangi bir cihaz üzerinden sisteme giriş yapabilir ve fatura kesebilir. Kesilen faturalar yine aynı sistem ile internet üzerinden alıcı tarafa iletilebilir.
• Sipariş takibi: Web üzerinden çalışan ön muhasebe yazılımları, işletmelerin sipariş takibi yapabilmelerine olanak tanır. Sisteme giriş yapan kullanıcılar, zamandan ve mekândan bağımsız bir şekilde sipariş detaylarını görebilir. Sipariş iptalleri ve kontrolleri gibi işlemler tek ekran üzerinden yapılabilir.
• Depo takibi: İşletmeler web tabanlı ön muhasebe programı üzerinden güncel depo verilerine ulaşabilir. İnternet üzerinden alınabilen depo verileri ışığında aksiyon alınabilir. Ayrıca depo durumu rapor formatında görüntülenebilir.
• Cari hesap kontrolleri: İşletmeler için cari hesaplar ve bakiyeler kritik önem taşır. Web tabanlı ön muhasebe programı sayesinde cari hesaplar tek ekran üzerinden kolay bir şekilde görülebilir. Cari hesap verileri, rapor formatında hesap sahiplerine iletilebilir.

Bulut Tabanlı Ön Muhasebe Programının Avantajları

Bulut teknolojisi üzerinden çalışan ön muhasebe programları işletmeler için birçok süreci baştan tasarlar. Web tabanlı ön muhasebe programı şu avantajlara sahiptir:

• Bütün verilere internet üzerinden ulaşmak mümkündür. Bulut tabanlı ön muhasebe programlarına internete bağlanan herhangi bir cihaz üzerinden ulaşılabilir.
• Fatura kesme, iletme ve düzenleme gibi kritik işlemler uzaktan yapılabilir. Zaman ve mekân fark etmeksizin akıllı telefonlar üzerinden dahi ön muhasebe işlemleri yürütülebilir.
• Bulut tabanlı ön muhasebe programının kurulumu kısa süreli ve maliyetsiz bir süreçtir. Bu tür ön muhasebe yazılımları web tabanlı olduğu için program kurulumları ve uyumluluk süreçleri gerekli değildir. Kullanıcılar kullanıcı adları ve şifreleri ile kolay bir şekilde sisteme giriş yapabilir.
• Web üzerinden çalışan ön muhasebe programını birden fazla kullanıcı eş zamanlı olarak kullanabilir. İşletmenin ön muhasebe işlemlerinden sorumlu yetkilileri, aynı sistem üzerinden aynı anda işlemler yapabilir.
• Kritik ödemeler için hatırlatıcılar oluşturulabilir. Bu sayede vergi ödemeleri ile tedarikçi ödemeleri gibi vadeli ve kritik ödemeler kaçırılmadan gerçekleştirilebilir.
• Stok takibi, satışlar ve siparişler ile eş zamanlı şekilde yapılabilir. Oluşturulan siparişler sistem tarafından stok bilgisini güncellemek için kullanılır. Böylece işletme yetkilileri her an güncel stok bilgisine erişim sağlayabilir.
• Sipariş detayları anlık görüntülenebilir. Oluşturulan faturalar, faturaların işlenme süreci, sipariş durumu ve teslimat süreci detaylı şekilde her zaman her yerden takip edilebilir.
• Finansal veriler anlık şekilde bulut tabanlı kayıt altına alınır. Bulut özelliği sayesinde veriler her zaman her yerden görüntülenebileceği gibi aynı zamanda kayıp ihtimali azaltılır. İşlem sırasında elektriğin kesilmesi ya da depolama biriminin arıza çıkarması durumunda kullanıcılar web tabanlı sisteme giriş yaparak verilerin tamamına ulaşabilir. Bulut sistemine yedekleme otomatik olarak yapıldığı için kullanıcıların yedekleme amacıyla herhangi bir işlem yapmasına gerek kalmaz.

Web Tabanlı Ön Muhasebe Programının Dezavantajları

Web tabanlı ön muhasebe programı araçları birçok açıdan avantajlı ve kullanışlı olsa da aynı zamanda bazı dezavantajlara sahiptir. Günümüzde yaygın olarak kullanılan bu yazılım araçlarının dezavantajları şunlardır:

• Veriler otomatik olarak yedeklenir. Böylece verilere istenen yerden istendiği zaman ulaşılabilir ve veri kaybı ihtimali azdır. Fakat programın verileri otomatik olarak yedeklediği birim bir sunucudur. Sunucular veri merkezlerinde bulunur ve elektrik enerjisi ile çalışır. Bazı durumlarda sunucular çökebilir, etkisiz kalabilir ve verileri geri almak mümkün olmayabilir.
• Siber saldırılar sonucu web tabanlı ön muhasebe programı üzerinden izinsiz işlemler yapılabilir. İşletme için kritik önem taşıyan bilgiler kalıcı olarak silinebilir.
• Günümüzde satışa sunulan ön muhasebe programları birçok işletme için uygun bir seçenek olsa da her işletmenin kullanım ihtiyaçlarına cevap veremeyebilir. İşletmelerin bu programları kendi ihtiyaçları için yapılandırması meşakkatli ve maliyetli olabilir.

Önceki yazımıza https://www.taxationistanbul.com/irsaliye-fatura-nedir-ve-nasil-duzenlenir/ linkinden ulaşabilirsiniz.