E-Arşiv Nedir?

E-Arşiv sistemi, faturaların son kullanıcılarının yanı sıra e-Arşiv mükellefi şirketler arasında faturalama süreçlerinde elektronik olarak PDF şeklinde iletilmesine olanak tanımaktadır.

Elektronik ortamda oluşturulmakta olan faturaların bir nüshasının ise 10 yıl boyunca arşivlenmektedir. Ayrıca iç denetimi esnasında kolaylıkla ibraz edilmektedir.

Böylelikle faturaların elektronik ortama taşınması ve şirketlerin fiziksel arşivleme süreçlerinin getirdiği masraflardan da kurtulmasını sağlamaktadır.

E-Arşiv Fatura Sorgulama Nereden ve Nasıl Yapılmaktadır?

İlk olarak elinde bulunan ve sorgulanacak olan fatura e-arşiv uygulaması kapsamında düzenlenmiş mi düzenlenmemiş mi bakılması gerekmektedir. Eğer uygulamaya göre düzenlenmemiş faturaların kontrolü yapılsa bile karşınıza çıkması zordur.

Ayrıca bilinmesi gereken noktalardan biri ise e-Arşiv kapsamında fatura düzenleme yetkilisi olan mükelleflerin e-Arşiv Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Listesi’nde duyurulduğu şeklinde yapılması gerekmektedir. Sorgulaması yapılırken faturayı düzenleyen mükellefin Vergi Kimlik Numarası/TC Kimlik Numarası bilgisinin doğru girildiğinden emin olunması gerekmektedir. Bu nedenle yer alan herhangi bir hatalı girişlerde sizi sonuçsuz bırakabilmektedir.

Sorgulama yapılırken bir diğer dikkat edilmesi gereken nokta ise fatura üzerinde yer alan fatura numarasıdır. Faturaların üzerinde bulunan fatura numarasının doğru bir biçimde girildiğinden emin olunmalıdır. Aksi takdirde ise tekrardan sonuç alınması mümkün olmaz. Faturaların üzerinde farklı tutar alanın bulunmaktadır.

Zira faturaların üzerindeki ödenecek olan tutar ile toplam tutar şeklinde farklı tutar alanları bulunmaktadır. Sonuç olarak fatura sorgulaması yapılırken ödenmesi gereken tutar bilgileri ve bu tutarların kuruş hanesine doğru girilmesi gerekmektedir. Böylece yer alacak bir hata faturaya ulaşılmamasına neden olmaktadır.

Faturaların sorgulaması yaparken dikkat edilmesi gereken önemli noktalardan biri ise güvenlik kodudur. Güvenlik kodu karmaşık harf ve sayılardan oluşmaktadır. Bu nedenle sıralı olan dizgide yer alan harf ile sayıların doğru bir biçimde yazılması son derece önemlidir.

E-Arşiv sistemlerinde Özel Entegratör aracılığıyla kullanmasını isteyen mükellefler, Başkanlıktan e-Arşiv için izin almış olması ve özel entegratöre başvuruların yapması ile uygulamaya dahil olunmaktadır.

E-Arşiv uygulamasında özel entegrasyon metodundan yararlanan mükellefin Gelir İdaresi Başkanlığına bir başvuru yapılmasına gerek bulunmamaktadır. E-Arşiv uygulamasını kullanılmasını isteyen mükelleflerin aynı zamanda e-Fatura kullanılma zorunluluğu bulunmaktadır.

E-Faturaları kullanan mükelleflerin özel entegratör aracılığıyla e-Arşiv hizmetlerinden yararlanıyor ise sadece özel entegratörlerin sözleşmeyi doldurmaları yeterlidir.

E-Arşiv Fatura Avantajları Nelerdir?

E-arşiv fatura kullanmanın vergi mükellefine sağladığı başlıca avantajlar şunlardır:

– E-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmaların, bütün faturalarının elektronik ortamda oluşturarak kanuni süreleri boyunca elektronik ortamda saklayabilmektedir.

– E-Arşiv fatura kullanmanın maliyetleri ise kağıt fatura kullanılmasına oranla çok daha düşüktür. Bu sebeple e-Arşiv fatura kullanımı daha karlıdır.

– Baskı sırasında herhangi bir hataların olmasının ihtimali de azalmaktadır. Böylelikle işlemler daha hızlı sonuca ulaşmaktadır. Zamandan da tasarruf sağlamaktadır.

– E-Arşiv fatura kullanım sayesinde kağıt tüketimlerin edilmektedir. Dolayısıyla e-Arşiv fatura çevre dostu olarak tanımlanmaktadır.

– Kayıt altına alınan evrağın ne kadar uzun süre saklanırsa saklansın yıpranmamasıdır.

– E-Arşiv fatura kullanımları kolay, pratik ve hızlı bir uygulama olduğundan personelin iş yükünü de daha hafifletmiş olmaktadır.

– Gerekli durumlarda e-Arşiv faturaların kuruma ibrazı ise son derece pratiktir.

– Firmaların e-Arşiv fatura kullanmasının, uluslararası piyasada iş yapan şirketlerin uyguladığı standarda uyum sağlamasına yol açmaktadır.

– E-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmaların da işçilik, zaman, tasnif, düzeltme ve arşivleme maliyetini azaltabilmektedir.

– E-Arşiv fatura uygulamaları kapsamında düzenlenmiş olan faturanın kâğıt çıktısı üzerine imza ve kaşe tatbik edilmesi, malın teslimi sırasında düzenlenmesi ve üzerine ise “İrsaliye yerine geçer.” ifadesi yazılması halinde teslim edilmesi durumunda ayrıca irsaliye düzenlenmez.

Kimler E-Arşiv Fatura Kullanmak Zorundadır?

E-Arşiv fatura kullanma zorunluluğu 2015 yıllarında ilgili kanun içerisinde yer almaktadır. 2016 yılının Ocak ayından itibaren de yürürlüğe girmiştir. Bununla birlikte e-Arşiv fatura kullanma yükümlülüğünü içerisinde olan şirketlerin, e-dönüşüm süreçlerinde iki yöntemden birini seçebilmektedir.

Kendi bilgi işlem sistemleri içerisinde yeterli olan kullanıcı, gerekli entegrasyonu sağlaması durumunda e-Arşiv fatura uygulamalarını direkt olarak kendisinin olan bilgi işlem sistemleri aracılığıyla kullanabilir.

Özel entegrasyon yöntemlerinde ise e arşiv fatura kullanmasını isteyen mükellefler mali mühür sertifikasıyla birlikte entegratör firmalara başvuru yapması ile bu uygulamadan faydalanabilmektedir. İsteğe bağlı ya da zorunlu olarak e-Fatura ‘ya geçiş yapmış bütün mükellefler, e-Arşiv Fatura kullanması zorundadır.

Ayrıca aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamlarında ilan yayınlayan ile internet reklamcılığı hizmet aracısına müteakip hesap döneminde işe başlama tarihlerinden itibaren 3 ay içinde e-Arşiv Fatura’ya geçmesi zorunludur.

İnternet üzerinden hizmet ve mal satışı yapanlar, satış hasılatlarının 5 milyon TL ve üzerinde olan mükellef ile ilgili hesap dönemine ilişkin gelir ya da kurumlar vergisi beyannamesinin verilmiş olduğu tarihi takip eden hesap dönemlerinin başına kadar e-Arşiv Fatura’ya geçilmesi zorunludur.

Gelir İdare Başkanlığının, yazılı bildirim yaptığı mükellefin en az 3 ay süre vermesi yerine 3 haneli birim kodu ve 13 haneli sıra numarasından e-Arşiv Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmesinde yetkilidir.

E-Arşiv Fatura Belge Düzeni

E-Arşiv faturaların da Gelir İdaresi Başkanlığı amblemi ve amblemin alt kısmında ise “e-Arşiv Fatura” ibaresi yer almaktadır. Elektronik ortamlarda iletilen faturaların alt kısmında ise ayrıca “e-Arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir.” ifadesi de yazılmaktadır.

E-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturalarda, düzenleme tarihinin yanında düzenleme zamanlarının da dakika ve saat olarak gösterilmesi zorunludur.

E-Arşiv Fatura biçiminde düzenlenmiş olan belgelerde, seri ve sıra numarası yoktur bunun yerine 3 haneli birim kodları ve de 13 haneli sıra numarasıyla oluşan belge numarası vardır. Belge numarası içerisinde bulunan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaralarından oluşmaktadır.

Birim kodu serbestçe belirlenebilmektedir. Mükellef bünyesini oluşturulan e-Arşiv Faturalarında aynı belge numaraları birden fazla kullanılamaz. Elektronik ortamda yaratılan faturalarda kâğıt olarak teslim edilmesi durumunda baskı işlemleri mükellefin kendisi tarafından yapılabilir.

İsteyen mükellef baskı işlerini anlaşmalı matbaa işletmesine ya da özel entegratöre de yaptırabilmektedir. Vergi Usul Kanun’da faturanın nizamına ilişkin hüküme göre, faturaların baş tarafından iş sahibinin ya da namına imzaya mezun olanın imzalarının bulunması mecbur kılınmaktadır.

Buna göre, vergi uygulamaları bakımından faturalara da imzanın bulunması zorunlu olmak ile birlikte, faturanın şekil ve nizamına ilişkin esasa riayet edilmesi şartıyla, düzenlemelerin tarihinde imzaya yetkili olan kişinin imzasının notere tasdik edilmesi ile basım sırasında fatura üzerine yazdırılması suretiyle faturaların kullanılabilmesi mümkündür.

E-Arşiv ‘de Zaman Damgası

Zaman damgası bir elektronik verilerin değiştirildiği, oluşturulduğu, gönderildiği, kaydedildiği ya da alındığı zamanın kanıtlanması sebebi ile elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları tarafından kabul edilen bir doğrulama aracıdır. Zaman damgası belli bir verilerin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlamaktadır.

E-Arşiv sisteminde zaman damgası arka planda, mükellefler tarafından ayrıca bir bulmasına gerek olmaksızın sağlanmaktadır. Aylık, her ay düzenli olarak, gönderilen e-Arşiv faturaları zaman damgasıyla birlikte raporlanması sonucunda Gelir İradesi Başkanlığı’nın sistemine otomatik olarak gönderimi sağlanmaktadır.

E-Arşiv hakkında daha detaylı bilgi almak istiyorsanız, Taxation İstanbul’dan danışmanlık alabilirsiniz. E-Arşiv nedir, nasıl kesilir, avantajları neler, e-Arşiv faturayı kimler kullanmak zorunda gibi sorularınıza en iyi bir şekilde yanıt bulacağınıza dair hizmetlerimiz ile size nasıl katkı sağlayacağımızdan bahsedeceğiz.

Maliyet muhasebesi, finansal danışmanlık ve mali müşavirlik gibi pek çok hizmeti Taxation İstanbul size sağlamaktadır.

Önceki yazımıza https://www.taxationistanbul.com/e-fatura-nedir/ linkinden ulaşabilirsiniz.