E-Fatura Nedir?

E-fatura, bir elektronik fatura çeşididir. Elektronik fatura dijital ortamlarda hazırlanan ve basılmayan fatura türüdür. İki tarafında e-fatura kullanıcısı olması halinde faturaları elektronik ortamda güvenilir bir biçimde oluşturmaktadır. E-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı sunucusu üzerinden alıcı ve satıcıya iletilmektedir. Hem dünya genelinde hem de ülkemizde geniş kullanım alanlarına sahip olan e-fatura sistemi ile birlikte tüm iş yerleri ve mükellefleri rahatça e-fatura düzenleyebilmektedir. Ayrıca gerekli görüldüğünde eski faturalara da kolaylıkla ulaşılabilmektedir. E-fatura sistemleri, kağıt fatura ile aynı standartlara sahip olduğu için hukuka uygun olarak hazırlanmaktadır. Bu nedenle elektronik ortamda hazırlanan faturalar, nakliye giderlerine ve kağıt israfına engel olmaktadır. Böylelikle, e-fatura sistemi hızla yaygınlaşmıştır. 

E-Fatura Nasıl Kesilir? 

E-Fatura kullanımı için Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılan başvurunun sonrasında sistem tarafından tanımlanan kullanıcının E-Fatura kesme işlemlerinin gerçekleştirebileceği 3 farklı yöntem bulunmaktadır. Bunlar; 

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden E-Fatura kesme süreci yönetilebilmektedir. Az sayıda fatura kesme işlemi olan kullanıcılar için uygun olan bir yöntemdir. Gelir İdaresi Başkanlığı Portal üzerindeki faturaların 6 aylık dönemlerde geriye doğru sistemden silinmektedir. Bu sebeple kullanıcıların faturanın yedeğini almaları gerekmektedir. E-Fatura kesme hacmi geniş olan işletme için bu sistemlerin yetersiz kalacağı durumlar oluşabilmektedir. 

Entegrasyon: Entegrasyon yöntemi, E-Fatura kesme işleminin Gelir İdaresi Başkanlığı Portal yerine kendi uygulamaları ile birlikte yürütmesini isteyen kullanıcıların tercih ettiği yöntemlerden biridir. Entegrasyon sisteminin 7/24 aktif olarak çalışabilmesi ve sistemlerin aksamaması için uzman bir personellere ihtiyaç duyulmaktadır. 

Özel Entegratörler: E-Fatura kesme işlemi için bir başka yöntem olan özel entegratörler, aylık sabit fatura sayısı bulunmayan ve bazı zaman da çok yüksek sayıda E-Fatura kesilebilen işletme için en hızlı yöntemdir. Özel entegratörü kullanmak isteyen işletmenin donanım ve yazılım için herhangi yatırım yapmaya ihtiyaç bulunmamaktadır. Fatura verinin güvenliği en üst düzeyde tutulmaktadır. İşletmenin ihtiyaçlarına göre ek özellikler geliştirilebilmektedir. Bu nedenle işletmeler E-Fatura kesme işlemlerini daha güvenli ve kolay bir sistem ile gerçekleştirilmektedir. 

E-Fatura Kimler İçin Zorunludur?  

– 2018 hesap döneminde brüt satış hasılatların 10 Milyon TL ve üzeri olan vergi mükellefler, 

– 2018 ya da 2019 hesap döneminde brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler, 

– 2020 ya da takip edilen hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 Milyon ve üzeri olan mükellefler, 

– Tüccarlık ya da Komisyonculuk yaparak sebze, meyve ticareti yapan vergi mükellefler, 

– Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu üzerinde lisans alan mükellefler, 

– İnternet ortamlarında reklam yayınlamasına aracılık eden firmalar, 

– Hizmet Sağlayıcıları, 

– İnternet ortamlarında gerçek kişilere yönelik araç, gayrimenkul satılmasına ya da kiralanmasına yönelik ilanları yayınlayan internet sitesinin sahipleri ve işletmeciler için zorunludur. 

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-fatura sistemine geçilmesi halinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait olan sisteme kayıt yapılması ve e-fatura aktivasyon sürecini tamamlaması gerekmektedir. Bütün bu süreçleri adım adım ve kolaylıkla takip edilmelidir. 

– Mali mühür temini: Öncelikle şirketin Mali Mühür Sertifikası ’na sahip olması için başvurmalıdır. Mali Mühür Sertifikası, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzenlemiş olduğu elektronik mühürdür. Bu mührü elde edebilmesi için Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) internet sitesine girerek başvuruyu yapılmasının ardından TÜBİTAK’a Mali Mühür Sertifikası ücreti ödenmelidir. Başvuru sürecini tamamlanması ile birlikte sertifikanın ulaşma süresi 3 ila 10 gün arasındadır. 

– Online işlemler: Gerekli PİN işlemini Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne ait internet sitenin online işlemleri kısmından yapılmaktadır. Mali Mühür Sertifikası alan bir kurum veya mükellef olunması durumunda telefon gibi iletişim bilgisini online işlemler kısmında güncellenmelidir. 

– E-fatura başvurusu: Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait olan ‘’e-fatura canlı ortam başvuru” formunu doldurulması ile e-fatura kullanması istediğini beyan etmiş ve başvuru yapmış olunur. Ardından başvuruların kontrol edilmesi durumunda e-fatura portalı sorgulama ekranına girilmesi ile gerekli kontrol yapılmaktadır. 

– E-fatura aktivasyonu: Son adımda ise, elektronik ortamlar üzerinden fatura gönderip alınması için oluşturulan hesabı aktif hale getirilmesi gerekmektedir. Bunun için, e-fatura başvuru rehberinde bulunan programı bilgisayara indirerek çalıştırılması ve mali mührü kullanılması gerekmektedir. Aktivasyon işlemleri sonucunda e-fatura sistemini işleme açılmıştır. 

E-Faturanın Avantajları Nelerdir?

e-Fatura kesme işlemi, hizmet ya da ürün satışından sonra müşteriye fatura kesmek yerine dijital bir fatura gönderilmesi gerektirmektedir. e-Fatura kesmek, son derece hızlı bir biçimde gerçekleştirilebilen bir işlemdir. e-Fatura uygulaması vasıtasıyla da hata riskini minimuma inecek şekilde yapılabilmektedir. Dolayısıyla işletme sahibi, zamandan da tasarruf etmesi ve fatura kesme işlemi sürecinde yaşanan insani hatadan korunması ile faturayı güvenle kesebilmektedir. e-Fatura, baskı ve kağıt maliyetini ortadan kaldırmaktadır. e-Fatura ile iki adresin arasında gerçekleşen alışverişle ilgili olan faturaların kargo aracılığı ile gönderilmesine gerek kalmamaktadır. Bu nedenle faturanın kaybolma riski de tamamen ortadan kalkmaktadır. 

e-Fatura aynı zamanda eski tarihlerdeki olan faturalara istenilen zamanda kolayca ulaşılmasına yardımcı olmaktadır. Böylece işletmenin mali durumlarının denetlemede büyük bir kolaylık sağlamaktır. e-Fatura interaktif bir işlem olması ile öne çıkmaktadır. Ayrıca işletmede yetki sahibi olan herkesin istediği yerden görüntülenen e-Fatura, denetleme ve muhasebe işleminde zaman kazanılmasına yardımcı olmaktadır. e-Fatura sistemi kullandığı takdirde faturaların müşterilere hızla ulaşacağı için tahsilatta doğru orantılı bir biçimde hızlanacaktır. Müşterilere hazırlanan e-Fatura iletir iletilmez şirket içi gecikme, faturaların ulaşmaması ve bu nedenle tahsilatın da gerçekleşmemesi gibi sorunları ortadan kaldırmaktadır.

 Fatura hazırlama, baskı ve kaşe-imza gibi operasyonel sürecin ortadan kalkması ile birlikte ofisin dışında fatura hazırlanması mümkün hale gelmektedir. Uzun süren ve çalışan ile birlikte ilerlenen fatura hazırlama sürecini internet bağlantısı olan cep telefonunda olduğu her yerde yapılabilmektedir. e-Fatura işlemi ile şirket bilgilerini güvende kalmaktadır. Dijital ortamda düzenlenen bütün e-Faturalar saklanmaktadır. Ayrıca şirket bilgilerinin kaybolması gibi bir risk bulunmamaktadır. Evrak kalabalığı olmaksızın arşivlenen bütün fatura bilgileri güven ile saklanmaktadır.  

– İşletmenin maliyetini azaltmaktadır. 

– Kağıt fatura bastırılmasına gerek kalmaz. e-Fatura elektronik ortamda hazırlanıp gönderilmektedir. 

– Faturaların müşteriye gönderimleri için kargolamaya gerek yoktur. Böylece e-faturayı anında müşteriye iletilmektedir. 

– e-Faturalar dijital ortamlarda arşivlenmektedir. Dolayısıyla arşivleme işlemi yapılmamaktadır. 

– Faturaların kaybolma riskini ortadan kaldırmaktadır. 

– Faturalar daha hızlı hazırlandığı için zamandan da tasarruf sağlanmıştır. 

 – Tahsilatların hızlanmasını sağlamaktadır. 

E-Fatura İptali Nasıl Yapılır?

E-fatura iptalinin 3 temel yöntemi vardır. Bunlar;

– Ticari e-fatura: Müşterinin sistemine düşen faturayı 7 gün içinde yine müşteri reddedebilmektedir. Ayrıca müşteri faturayı reddettikten sonra tekrardan oluşturarak müşteriye iletir. 

– Temel e-fatura: Fatura gönderilen müşterinin bu faturaya karşılık iade e-faturası oluşturması ve iletilmesi gerekmektedir.  

– E-arşiv fatura: Resmileştiği tarih itibari ile 7 gün içinde iptal edebilmektedir. e Arşiv faturalarını düzenleme kısmına gelerek iptal seçeneği sayesinde gerçekleştirilmesi mümkün olmaktadır.  

Sizlere bu yazımızda e-Fatura nedir, nasıl kesilir, e-Fatura başvurusu nasıl yapılır, avantajları neler gibi konulardan bahsettik. Taxation İstanbul’un verdiği hizmetlerden daha fazla detaylı bilgi almak için bizlere ulaşabilirsiniz.

Mali mevzuat desteği, danışmanlık ve mali müşavirlik gibi birçok hizmeti Taxation İstanbul’da bulabilirsiniz.

Bir önceki yazımıza  https://www.taxationistanbul.com/muhtasar-beyannamesi-hakkinda-bilinmesi-gerekenler/ linkinden ulaşabilirsiniz.